Fogli di calcolo vs. software di gestione charter dedicato: quando Excel smette di funzionare per una compagnia di charter

La maggior parte delle compagnie di charter inizia con un foglio di calcolo: una scheda per yacht, una riga per settimana, una colonna per l'agente e qualche colore per "pagato" e "non pagato". È gratuito, tutti lo conoscono e per una flotta ridotta funziona.

Il problema non è Excel in sé. Il problema è tutto ciò che ruota attorno al foglio di calcolo e che non è mai stato progettato per fare: rincorrere i pagamenti delle rate, avvisare gli armatori, stampare conferme, preparare i contratti di noleggio (charter party). Ecco un confronto pratico.

Cosa sa fare bene un foglio di calcolo

• Non costa nulla e chiunque in ufficio può aprirlo.
• È flessibile: qualsiasi colonna, qualsiasi layout, qualsiasi colore.
• Va bene per una manciata di prenotazioni che una sola persona riesce a seguire a memoria.

Se hai due yacht e gestisci personalmente ogni singola prenotazione, un foglio di calcolo può essere sufficiente. Sii onesto con te stesso al riguardo.

Dove si inceppa durante la stagione

Il costo nascosto: il denaro che dimentichi di incassare

L'errore più costoso su un foglio di calcolo non è un refuso. È una rata che nessuno ha sollecitato perché la stagione è entrata nel vivo. In Basenautic, ogni prenotazione include un primo pagamento e un saldo, ciascuno con una data di scadenza, e un controllo giornaliero invia un'email al cliente (tramite l'indirizzo email dell'agente) e, se lo desideri, all'armatore dello yacht. Ogni promemoria viene inviato una volta, poi ripetuto all'intervallo che preferisci, e per le rate pagate non viene mai inviato alcun sollecito. Consulta Promemoria di pagamento automatici.

L'e-charter party greco

In Grecia, ogni noleggio professionale deve essere dichiarato sulla piattaforma dell'e-charter party prima della partenza. Partendo da un foglio di calcolo, ciò significa ridigitare lo yacht, il noleggiatore, il broker, il comandante e tutti i membri a bordo, per ogni singola prenotazione. In Basenautic, premi ⚓ sulla prenotazione, aggiungi le persone a bordo e i controlli ti segnalano ciò che la piattaforma rifiuterebbe prima ancora dell'esportazione. I nomi greci vengono convertiti automaticamente in maiuscole latine tramite ELOT 743. Consulta Cos'è l'esportazione per l'e-charter party?.

Armatori e profitto per yacht

Un foglio di calcolo può calcolare il totale delle entrate. Raramente mostra, per ciascuno yacht, le entrate a fronte delle spese, l'occupazione e gli importi ancora in sospeso. La dashboard di Basenautic lo fa, confrontando l'anno in corso con i due precedenti. Consulta Profitto per yacht e reportistica per gli armatori.

Quando cambiare

Prendi in considerazione l'idea di abbandonare il foglio di calcolo quando si verifica una di queste condizioni:

• più di una persona inserisce le prenotazioni,
• collabori con agenti e monitori commissioni o anticipi,
• hai dimenticato una rata o l'hai sollecitata in ritardo,
• prepari gli e-charter party in Grecia,
• gli armatori ti chiedono come sta rendendo il loro yacht.

Il momento migliore è prima dell'inizio della stagione. Durante la fase di onboarding ti aiutiamo a trasferire la tua stagione attuale da Excel: invia un'email a contact@basenautic.com con il tuo file. Consulta Posso importare le mie prenotazioni esistenti?.

Basenautic è gratuito fino a 2 yacht, senza carta di credito e senza limiti di tempo. Il nostro piano del primo giorno per abbandonare i fogli di calcolo illustra la sequenza di passaggi per iniziare a lavorare nel minor tempo possibile.