Tus primeros 30 minutos en Basenautic: qué hacer tras registrarte

Te has registrado, has confirmado tu correo electrónico y estás frente a una cuenta vacía. La forma más rápida de comprobar si Basenautic se adapta a tu oficina no es configurarlo todo. Consiste en introducir un yate real y una reserva real, y observar qué hace el software con ellos.

El Plan Gratuito incluye todas las funciones para hasta 2 yates y 3 usuarios, sin tarjeta de crédito y sin límite de tiempo. Este es el orden que recomendamos para la primera sesión. Si aún no te has registrado, consulta Crea tu cuenta.

Paso 1: Datos de la empresa y logotipo (unos 5 minutos)

Abre Configuración → Empresa y sube tu logotipo (PNG o JPEG, de hasta 2 MB). Completa tu nombre comercial, dirección, teléfono, correo electrónico y sitio web, además de la razón social, el número de NIF/CIF y la delegación tributaria. Las empresas de Grecia también disponen de campos para los números GEMI y MHTE.

Por qué primero: tu logotipo y tus datos aparecen en cada confirmación de reserva y correo electrónico, de modo que todo lo que crees a continuación ya llevará tu identidad de marca. Consulta Datos de la empresa y logotipo.

Paso 2: Valores predeterminados de reserva y cuenta bancaria (unos 3 minutos)

Abre Configuración → Valores predeterminados de reserva y define las condiciones que utilizas habitualmente:

A continuación, añade la cuenta en la que recibes los pagos en Configuración → Cuentas bancarias. A partir de ese momento, cada reserva tendrá calculados automáticamente el depósito y el saldo con sus correspondientes fechas de vencimiento. Consulta Valores predeterminados de reserva.

Paso 3: Añadir un yate (unos 5 minutos)

Yates → Añadir yate: nombre, modelo y base. Después, haz clic en Editar yate para añadir los datos de registro y los del propietario (banco, IBAN, correo electrónico del propietario). Los datos bancarios del propietario se imprimen en las confirmaciones, y el correo electrónico del propietario puede recibir avisos de reservas impagadas más adelante. Consulta Añadir tus yates.

Las empresas griegas que deseen probar la exportación del e-charter party también deben completar el distintivo de llamada, la autoridad portuaria y el puerto base. Consulta Preparar tus yates para el e-charter party.

Paso 4: Introducir una reserva real (unos 5 minutos)

Elige un chárter que ya hayas acordado para esta temporada. Si llegó a través de un agente, añade primero al agente en Socios. Luego ve a Reservas → Añadir reserva: yate, socio, cliente, check-in y check-out (los botones 7d / 14d / 21d / 28d completan el check-out), precio del contrato de fletamento, precio neto y los extras.

Pulsa Guardar. La reserva recibe una referencia como FLU1026 que nunca cambia, y sus dos plazos aparecen con importes y fechas de vencimiento. Consulta Crear una reserva.

Paso 5: Comprobar los resultados (unos 5 minutos)

Este es el objetivo del ejercicio. A partir de esa única reserva:

• Imprime una confirmación en PDF o Word, con tu logotipo, el desglose de precios, el calendario de pagos y los datos bancarios del propietario. Consulta Confirmaciones de reserva.
• Registra un pago que ya hayas recibido y observa cómo el estado cambia de pendiente a parcial o pagado. Consulta Registrar un pago.
• Revisa el calendario de recordatorios en 🔔 Recordatorios dentro de la reserva, para ver cuándo se enviará un correo electrónico al cliente o al propietario.
• Empresas griegas: pulsa ⚓ en la reserva para crear el contrato de fletamento, añade a las personas a bordo y realiza las comprobaciones antes de exportar el archivo del e-charter party. Consulta Crear un contrato de fletamento a partir de una reserva.

Después de tu primera sesión

1. Introduce el resto de la temporada actual. El panel de control, los estados y los recordatorios solo resultan útiles cuando reflejan tus reservas reales.
2. Invita a tu equipo con los permisos adecuados. Consulta Invitar a tu equipo.
3. Activa los recordatorios automáticos de pago una vez que tus cobros estén al día y ajusta las plantillas de correo electrónico a tu tono de comunicación. Consulta Recordatorios automáticos de pago.

¿Tienes tus reservas en una hoja de cálculo? Envía el archivo a contact@basenautic.com y te ayudaremos a migrar la temporada actual. La guía del primer día para dejar las hojas de cálculo detalla todo el proceso de migración.