Hojas de cálculo vs. software de gestión de chárter dedicado: cuándo Excel deja de funcionar para una empresa de chárter

La mayoría de las empresas de chárter empiezan con una hoja de cálculo: una pestaña por barco, una fila por semana, una columna para el agente y un par de colores para "pagado" y "no pagado". Es gratuita, todo el mundo la conoce y, para una flota pequeña, funciona.

El problema no es Excel en sí. El problema es todo lo que rodea a la hoja de cálculo para lo que nunca fue diseñado: reclamar plazos de pago, avisar a los armadores, imprimir confirmaciones o preparar el contrato de fletamento (charter party). Aquí tiene una comparativa práctica.

Qué hace bien una hoja de cálculo

• No cuesta nada y cualquiera en la oficina puede abrirla.
• Es flexible: cualquier columna, cualquier diseño, cualquier color.
• Es suficiente para unas pocas reservas que una sola persona gestiona de memoria.

Si tiene dos barcos y gestiona personalmente cada reserva, una hoja de cálculo puede ser suficiente. Sea honesto consigo mismo al respecto.

Dónde falla durante la temporada

El coste oculto: dinero que olvida cobrar

El error más costoso en una hoja de cálculo no es una errata. Es un plazo de pago que nadie reclamó debido al volumen de trabajo de la temporada. En Basenautic, cada reserva tiene un primer pago y un saldo final, cada uno con una fecha de vencimiento; una comprobación diaria envía un correo electrónico al cliente (a través del correo del agente) y, si lo desea, al armador del barco. Cada recordatorio se envía una vez y se repite con la frecuencia que elija, y nunca se envían recordatorios para plazos ya pagados. Consulte Recordatorios de pago automáticos.

El e-charter party griego

En Grecia, todo chárter profesional debe declararse en la plataforma e-charter party antes de la salida. Con una hoja de cálculo, eso implica tener que volver a teclear el barco, el arrendatario, el bróker, el patrón y a todos los pasajeros a bordo en cada reserva. En Basenautic, solo tiene que pulsar ⚓ en la reserva, añadir a las personas a bordo y las validaciones le indicarán qué rechazaría la plataforma antes de exportar. Los nombres griegos se convierten automáticamente a mayúsculas latinas según el estándar ELOT 743. Consulte ¿Qué es la exportación de e-charter party?.

Armadores y rentabilidad por barco

Una hoja de cálculo puede sumar los ingresos totales. Rara vez muestra, por cada barco, los ingresos frente a los gastos, la ocupación y lo que queda pendiente de cobro. El panel de control de Basenautic sí lo hace, comparando el año en curso con los dos anteriores. Consulte Rentabilidad por barco e informes para armadores.

Cuándo dar el paso

Plantéese dejar la hoja de cálculo cuando se cumpla alguna de estas situaciones:

• más de una persona introduce reservas,
• trabaja con agentes y lleva el seguimiento de comisiones o anticipos,
• se le ha pasado un plazo de pago o lo ha reclamado tarde,
• prepara e-charter parties en Grecia,
• los armadores le preguntan por el rendimiento de su barco.

El mejor momento es antes de que empiece la temporada. Durante el proceso de incorporación le ayudamos a migrar su temporada actual desde Excel: envíe un correo a contact@basenautic.com con su archivo. Consulte ¿Puedo importar mis reservas actuales?.

Basenautic es gratuito para hasta 2 barcos, sin tarjeta de crédito y sin límite de tiempo. Nuestra guía para el primer día al dejar las hojas de cálculo le muestra los pasos para empezar a trabajar de la forma más rápida.