Τα πρώτα 30 λεπτά στο Basenautic: τι να κάνετε μόλις ξεκινήσετε τη δωρεάν δοκιμή

Κάνατε εγγραφή, επιβεβαιώσατε το email σας και βλέπετε έναν άδειο λογαριασμό. Ο πιο γρήγορος τρόπος να δείτε αν το Basenautic ταιριάζει στο γραφείο σας δεν είναι να ρυθμίσετε τα πάντα. Είναι να περάσετε ένα πραγματικό σκάφος και μία πραγματική κράτηση και να δείτε τι κάνει το πρόγραμμα με αυτά.

Η δοκιμή διαρκεί 14 ημέρες με όλες τις λειτουργίες ανοιχτές (όρια Pro: έως 15 ενεργά σκάφη, απεριόριστοι χρήστες) και δεν χρειάζεται κάρτα. Αυτή είναι η σειρά που προτείνουμε για την πρώτη σύνδεση. Αν δεν έχετε κάνει ακόμη εγγραφή, δείτε Δημιουργία λογαριασμού και έναρξη δωρεάν δοκιμής.

Βήμα 1: Στοιχεία εταιρείας και λογότυπο (περίπου 5 λεπτά)

Ανοίξτε Settings → Company και ανεβάστε το λογότυπό σας (PNG ή JPEG, έως 2 MB). Συμπληρώστε διακριτικό τίτλο, διεύθυνση, τηλέφωνο, email και ιστότοπο, καθώς και επωνυμία, ΑΦΜ και ΔΟΥ. Οι εταιρείες στην Ελλάδα έχουν επιπλέον πεδία για αριθμό ΓΕΜΗ και ΜΗΤΕ.

Γιατί πρώτα αυτό: το λογότυπο και τα στοιχεία σας εμφανίζονται σε κάθε επιβεβαίωση κράτησης και σε κάθε email, οπότε ό,τι δημιουργήσετε μετά έχει ήδη την ταυτότητά σας. Δείτε Στοιχεία εταιρείας και λογότυπο.

Βήμα 2: Προεπιλογές κρατήσεων και τραπεζικός λογαριασμός (περίπου 3 λεπτά)

Ανοίξτε Settings → Booking defaults και ορίστε τους όρους που χρησιμοποιείτε συνήθως:

Έπειτα προσθέστε τον λογαριασμό όπου εισπράττετε στο Settings → Bank accounts. Από εδώ και πέρα, κάθε κράτηση παίρνει προκαταβολή και εξόφληση με ημερομηνίες λήξης που υπολογίζονται αυτόματα. Δείτε Προεπιλογές κρατήσεων.

Βήμα 3: Προσθέστε ένα σκάφος (περίπου 5 λεπτά)

Yachts → Add yacht: όνομα, μοντέλο και βάση. Μετά Edit yacht για τα στοιχεία νηολόγησης και τα στοιχεία του ιδιοκτήτη (τράπεζα, IBAN, email ιδιοκτήτη). Τα τραπεζικά στοιχεία του ιδιοκτήτη τυπώνονται στις επιβεβαιώσεις, και στο email του μπορούν αργότερα να πηγαίνουν ειδοποιήσεις για ανεξόφλητες κρατήσεις. Δείτε Προσθήκη σκαφών.

Οι ελληνικές εταιρείες που θέλουν να δοκιμάσουν την εξαγωγή για το e-Ναυλοσύμφωνο συμπληρώνουν επίσης διακριτικό σήμα, λιμενική αρχή και λιμάνι νηολόγησης. Δείτε Προετοιμασία σκαφών για το e-Ναυλοσύμφωνο.

Βήμα 4: Περάστε μία πραγματική κράτηση (περίπου 5 λεπτά)

Διαλέξτε μια ναύλωση που έχετε ήδη κλείσει για φέτος. Αν ήρθε μέσω πράκτορα, προσθέστε πρώτα τον πράκτορα στο Partners. Μετά Bookings → Add booking: σκάφος, συνεργάτης, πελάτης, άφιξη και αναχώρηση (τα κουμπιά 7d / 14d / 21d / 28d συμπληρώνουν την αναχώρηση), τιμή ναυλοσυμφώνου, καθαρή τιμή και τυχόν έξτρα.

Πατήστε Save. Η κράτηση παίρνει έναν κωδικό, π.χ. FLU1026, που δεν αλλάζει ποτέ, και εμφανίζονται οι δύο δόσεις της με ποσά και ημερομηνίες λήξης. Δείτε Δημιουργία κράτησης.

Βήμα 5: Δείτε τι παίρνετε πίσω (περίπου 5 λεπτά)

Αυτό είναι το νόημα της άσκησης. Από αυτή τη μία κράτηση:

• Τυπώστε επιβεβαίωση σε PDF ή Word, με το λογότυπό σας, την τιμολόγηση, το πρόγραμμα πληρωμών και τα τραπεζικά στοιχεία του ιδιοκτήτη. Δείτε Επιβεβαιώσεις κράτησης.
• Καταχωρίστε μια πληρωμή που έχετε ήδη εισπράξει και δείτε την κατάσταση να αλλάζει από εκκρεμή σε μερική ή εξοφλημένη. Δείτε Καταχώριση πληρωμής.
• Δείτε το πρόγραμμα υπενθυμίσεων στο 🔔 Reminders της κράτησης, για να ξέρετε πότε θα λάμβανε email ο πελάτης ή ο ιδιοκτήτης.
• Ελληνικές εταιρείες: πατήστε ⚓ στην κράτηση για να δημιουργήσετε το ναυλοσύμφωνο, προσθέστε τους επιβαίνοντες και τρέξτε τους ελέγχους πριν εξαγάγετε το αρχείο για το e-Ναυλοσύμφωνο. Δείτε Δημιουργία ναυλοσυμφώνου από κράτηση.

Στη συνέχεια της δοκιμής

1. Περάστε την υπόλοιπη τρέχουσα σεζόν. Ο πίνακας ελέγχου, οι καταστάσεις και οι υπενθυμίσεις γίνονται χρήσιμα μόνο όταν δείχνουν τις πραγματικές σας κρατήσεις.
2. Προσκαλέστε την ομάδα σας με τα σωστά δικαιώματα. Δείτε Προσκαλέστε την ομάδα σας.
3. Ενεργοποιήστε τις αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμών όταν οι πληρωμές σας είναι ενημερωμένες, και προσαρμόστε τα πρότυπα email στο ύφος σας. Δείτε Αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμών.

Οι κρατήσεις σας είναι σε Excel; Στείλτε το αρχείο στο contact@basenautic.com και σας βοηθάμε να μεταφέρετε την τρέχουσα σεζόν. Το σχέδιο πρώτης ημέρας για να αφήσετε τα λογιστικά φύλλα καλύπτει αναλυτικά όλη τη μετάβαση.