Excel ή εξειδικευμένο λογισμικό ναυλώσεων; Πότε τα λογιστικά φύλλα δεν αρκούν πια

Οι περισσότερες εταιρείες ναυλώσεων ξεκινούν με ένα Excel: ένα φύλλο ανά σκάφος, μία γραμμή ανά εβδομάδα, μια στήλη για τον πράκτορα και μερικά χρώματα για το "πληρώθηκε" και το "δεν πληρώθηκε". Είναι δωρεάν, όλοι το ξέρουν, και για μικρό στόλο λειτουργεί.

Το πρόβλημα δεν είναι το ίδιο το Excel. Είναι όλα όσα γίνονται γύρω από αυτό και για τα οποία δεν σχεδιάστηκε ποτέ: το κυνήγι των δόσεων, η ενημέρωση των ιδιοκτητών, οι επιβεβαιώσεις κρατήσεων, η προετοιμασία του e-Ναυλοσυμφώνου. Ακολουθεί μια πρακτική σύγκριση.

Τι κάνει καλά ένα λογιστικό φύλλο

• Δεν κοστίζει τίποτα και όλοι στο γραφείο μπορούν να το ανοίξουν.
• Είναι ευέλικτο: όποια στήλη, όποια διάταξη, όποιο χρώμα θέλετε.
• Αρκεί για λίγες κρατήσεις που τις παρακολουθεί ένας άνθρωπος από μνήμης.

Αν έχετε δύο σκάφη και χειρίζεστε προσωπικά κάθε κράτηση, ίσως σας αρκεί ένα Excel. Είναι καλό να το παραδεχτείτε.

Πού σπάει μέσα στη σεζόν

Το κρυφό κόστος: χρήματα που ξεχνάτε να εισπράξετε

Το πιο ακριβό λάθος ενός Excel δεν είναι ένα τυπογραφικό. Είναι μια δόση που κανείς δεν κυνήγησε επειδή η σεζόν είχε πολλή δουλειά. Στο Basenautic, κάθε κράτηση έχει προκαταβολή και εξόφληση, η καθεμία με ημερομηνία λήξης, και ένας ημερήσιος έλεγχος στέλνει email στον πελάτη (μέσω του email του πράκτορα) και, αν θέλετε, στον ιδιοκτήτη του σκάφους. Κάθε υπενθύμιση στέλνεται μία φορά, μετά επαναλαμβάνεται στο διάστημα που επιλέγετε, και οι εξοφλημένες δόσεις δεν λαμβάνουν ποτέ υπενθύμιση. Δείτε Αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμών.

Το e-Ναυλοσύμφωνο

Στην Ελλάδα, κάθε επαγγελματική ναύλωση πρέπει να δηλώνεται στην πλατφόρμα του ηλεκτρονικού ναυλοσυμφώνου πριν την αναχώρηση. Με Excel, αυτό σημαίνει να ξαναγράφετε σκάφος, ναυλωτή, μεσίτη, κυβερνήτη και τη λίστα επιβαινόντων σε κάθε κράτηση. Στο Basenautic πατάτε ⚓ στην κράτηση, προσθέτετε τους επιβαίνοντες, και οι έλεγχοι σας λένε τι θα απέρριπτε η πλατφόρμα πριν εξαγάγετε το e-Ναυλοσύμφωνο. Τα ελληνικά ονόματα μετατρέπονται αυτόματα σε λατινικά κεφαλαία με ΕΛΟΤ 743. Δείτε Τι είναι η εξαγωγή για το e-Ναυλοσύμφωνο;.

Ιδιοκτήτες και κέρδος ανά σκάφος

Ένα Excel μπορεί να αθροίσει έσοδα. Σπάνια όμως δείχνει, ανά σκάφος, έσοδα έναντι εξόδων, πληρότητα και τι μένει ανεξόφλητο. Ο πίνακας ελέγχου του Basenautic το δείχνει, φέτος σε σύγκριση με τα δύο προηγούμενα έτη. Δείτε Κέρδος ανά σκάφος και αναφορά προς ιδιοκτήτες.

Πότε να αλλάξετε

Σκεφτείτε να αφήσετε το Excel όταν ισχύει ένα από τα παρακάτω:

• περισσότεροι από ένας άνθρωποι περνούν κρατήσεις,
• δουλεύετε με πράκτορες και παρακολουθείτε προμήθειες ή προπληρωμές,
• σας έχει ξεφύγει ή έχετε κυνηγήσει αργά μια δόση,
• ετοιμάζετε e-Ναυλοσύμφωνα στην Ελλάδα,
• οι ιδιοκτήτες σάς ρωτούν πώς πάει το σκάφος τους.

Η καλύτερη στιγμή είναι πριν ξεκινήσει η σεζόν. Κατά την ενεργοποίηση σας βοηθάμε να μεταφέρετε την τρέχουσα σεζόν από το Excel: στείλτε το αρχείο σας στο contact@basenautic.com. Δείτε Μπορώ να εισαγάγω τις υπάρχουσες κρατήσεις μου;.

Μπορείτε να δοκιμάσετε τα πάντα για 14 ημέρες, χωρίς κάρτα. Το σχέδιο πρώτης ημέρας για να αφήσετε τα λογιστικά φύλλα δείχνει τη σειρά που σας βάζει πιο γρήγορα σε λειτουργία.